Apostilla dove si fa e cosa devi conoscere per averne una valida a tutti gli effetti

Ecco che cos’è l’Apostilla e dove puoi farne una realmente valida. Atti e Documenti.

Ciascun documento originale da sottoporre a traduzione giurata può richiedere differenti procedure e nelle prossime righe parliamo di apostilla, dove deve essere fatta e quali modalità seguire per ottenerne una valida. La nostra agenzia di traduzioni sa bene che le traduzioni di atti e documenti ufficiali richiedono molto più lavoro di quanto, in realtà, si possa pensare ed implicano determinate conoscenze specifiche che vanno dall’ambito puramente linguistico a quello legislativo.

Espresso Translations è attiva ormai da tanti anni nel campo delle traduzioni giurate e i nostri traduttori giurati trattano con grande professionalità documenti, certificati anagrafici e qualsiasi atto giuridico oggetto di richiesta.

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Ma andiamo dritti al sodo e parliamo di apostilla.

Apostillare un Documento: di cosa si tratta? A cosa serve?

Per ottenere un’ apostilla valida a tutti gli effetti è meglio avere ben chiaro di cosa si tratti.

Il termine, di origine francese, fu coniato durante la Convenzione dell’ Aja del 5 ottobre 1961, cioè un evento internazionale col quale i Paesi aderenti hanno abolito la legalizzazione dei documenti, sostituendola appunto con l’ apostilla.

In termini pratici, si tratta di un timbro rettangolare con caratteristiche standard che certifica la validità del documento originale e delle traduzioni giurate.

Sostituendo quello che da sempre è stato il compito di un’ambasciata riguardo alla legalizzazione ufficiale di un documento originale tradotto (che possa valere in Italia così come in Paesi stranieri), è adesso competente la Procura che ha assunto il ruolo fondamentale riguardo al rilascio di apostille sui documenti.

Dall’ Aja del 1961, questo timbro, una volta applicato, rende immediata la validità di qualsivoglia certificato o documento.

Nello specifico, l’ apostilla è un timbro a carico della Procura della Repubblica presso il Tribunale che lo ha rilasciato e viene apposta su documenti rilasciati da autorità ed enti pubblici, atti di un notaio, documenti pubblici, dichiarazioni ufficiali, certificati della Camera di Commercio, casellario giudiziale e carichi pendenti o semplici documenti di carattere amministrativo.

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Come si riconosce un’apostilla valida a tutti gli effetti?

Come già specificato, per far valere un documento originale tradotto presso un Paese straniero si rende necessario applicare un timbro, l’ apostilla.

Il timbro comprende 10 punti che specificano:

•  lo Stato presso cui il documento è stato realizzato;
•  la firma di colui che ha firmato il documento originale sul quale è applicato il timbro;
•  la posizione occupata del pubblico ufficiale che ha svolto l’incarico;
•  la trascrizione del timbro dell’ufficio;
•  la città in cui l’ apostilla è stata applicata;
•  la data;
•  il numero;
•  il bollo appartenente all’ufficio che rilasciata l’apostilla stessa;
•  la firma.

Una volta soddisfatti tali requisiti, si avrà la certezza che l’apostilla certifichi la conformità del documento tradotto a quello originale, così da esser ritenuto valido e non riscontrare problematiche giuridiche.

Naturalmente, anche l’apostilla deve essere sottoposta a traduzione giurata nella lingua verso la quale il documento è diretto. Per tali motivi, è importante affidarsi ad esperti del settore delle traduzioni giurate, che conoscano le modalità, le tempistiche e le procedure da seguire per fornire una traduzione corretta del documento in questione.

Noi di Espresso Translations assicuriamo da anni servizi di traduzione di qualità, garantendo la massima professionalità nel trattare documenti da legalizzare o apostillare. In questo modo i nostri clienti non devono sobbarcarsi gli aspetti giuridici e burocratici qui illustrati.

Apostilla e legalizzazione: quali sono le differenze?

Quando si necessita di un documento che sia riconosciuto valido all’estero, è di principale importanza capire qual è la differenza tra apostille e legalizzazione.

Nel primo caso, trattandosi di un timbro, si va incontro ad una procedura meno laboriosa e che richiede, senza dubbio, tempistiche più brevi.

Nel caso in cui, invece, è necessaria la legalizzazione del documento tradotto, il discorso si complica. Bisogna procedere con una traduzione asseverata con cui al documento tradotto, si allega anche l’originale. Entrambi dovranno essere presentati insieme e, naturalmente, il traduttore dovrà utilizzare un linguaggio specifico per conformare i due testi. Sarà richiesto l’intervento del Consolato: il timbro di tale organo validerà la documentazione a livello legale.

Il traduttore svolge un ruolo fondamentale e di grande responsabilità, poiché dichiara ufficialmente che la traduzione svolta rispetta le modalità previste dalla legge. Per capire di cosa si necessita, è importante conoscere la legislazione dei Paesi a cui il documento è destinato. Naturalmente, con la scelta di traduttori esperti come quelli della nostra agenzia di traduzione, tali dettagli saranno curati automaticamente da loro.

In conclusione, possiamo affermare che l’ apostille ha semplificato il processo di legalizzazione di un documento per tutti i Paesi, come l’ Italia, che hanno deciso di aderire alla Convenzione Aja del 1961.

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Apostille: dove si fa?

Per quanto riguarda l’ Italia, è bene sapere che ci sono due autorità che hanno il diritto di rilasciare un’apostilla sostitutiva alla legalizzazione di un documento: la Procura della Repubblica presso il Tribunale e la Prefettura.

La scelta consiste semplicemente nella tipologia di documentazione da apostillare.  Nel caso del certificato di nascita, ad esempio, è compito della Prefettura del territorio in cui è stato rilasciato, timbrare e validare il tutto. In caso di certificati rilasciati dal Tribunale, invece, bisognerà rivolgersi alla Procura.

Quando si tratta di documenti da dover rendere validi per l’ Italia, le apostille devono essere applicate nel proprio Paese di origine.

Bisogna specificare che l’ apostille, generalmente, per i Paesi che non fanno parte dell’Unione Europea, deve essere applicata sia sul documento ufficiale che sulla traduzione giurata.

Al contrario, i Paesi dell’UE ritengono necessaria l’applicazione di tale timbro sostitutivo del processo di legalizzazione di un documento, esclusivamente sull’originale.

Per evitare problematiche legate soprattutto ad una scarsa conoscenza di queste procedure, il nostro consiglio è quello di lasciarsi consigliare da esperti certificati e con esperienza alle spalle, che si occupino di tradurre documenti ufficiali e le stesse apostille.

Quali documenti richiedono l’apostilla?

Per esser ancora più specifici, elenchiamo qui i documenti sui quali è sempre necessario applicare l’ apostille :

•  Atti notarili;
•  Atti giuridici;
•  Certificato di nascita;
•  Certificato di matrimonio;
•  Certificato di morte;
•  Testamenti;
•  Documenti scolastici (diplomi, lauree, qualificazioni);
•  Casellario giudiziario

Una volta consegnato uno di questi documenti ad un’agenzia di traduzioni, si potrà avere la certezza di ottenere una traduzione corretta, autenticata da un notaio e, infine, apostillata dalle autorità competenti.

Noi di Espresso Translations siamo un’agenzia di traduzioni a Milano che, da anni, si occupa di tradurre documenti grazie all’aiuto di un team qualificato. Oltre a presentare una traduzione conforme alle vostre esigenze, vi indicheremo anche quali sono le procedure più adatte per applicare l’ apostille e rendere il documento tradotto valido così come richiesto.