Apostillare un documento: quali differenze con una legalizzazione?

Ecco in quale modo differiscono l’apostille e la legalizzazione dei documenti.


Molto spesso si sente parlare di apostillare un documento, ma cosa significa? Lo scopo di questo articolo è fornire le risposte necessarie per sapere quale servizio richiedere ad un’agenzia di traduzione.

I contesti in cui ci sarà bisogno di tradurre un documento ufficiale e renderlo valido presso un altro Paese sono molteplici e, principalmente, variano in base alla legislazione degli stessi.

Qui in Espresso Translations ci occupiamo di molteplici ambiti della traduzione, tra cui apostillare documenti ufficiali e agevolare eventuali iter burocratici ai nostri clienti. Per questo abbiamo pensato a realizzare un guida che sottolinei le differenze e chiarisca le idee.

Apostillare un documento: cosa significa?

Apostillare documenti dopo traduzioni on line

Il termine apostille, di origine francese, nasce durante la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961. Mediante tale accordo firmato da diversi Paesi, fu sancita la soppressione della legalizzazione dei documenti pubblici.

Ciò significa che, quando possibile, si potrà apostillare un documento e sarà ritenuto valido per scopi legali.

L’apostille è semplicemente un timbro rettangolare contenente dieci punti standard da dover necessariamente rispettare. In questo modo, si attesterà ufficialmente l’autenticità di quanto presentato.

Vogliamo chiarire che, tale processo, può avvenire esclusivamente presso gli Stati che hanno partecipato alla Convenzione; sia per la redazione del documento e, naturalmente, anche per la validità ai fini legali dello stesso.

In termini semplici, apostillare un documento significa poterlo rendere legale senza dover affrontare i tradizionali iter burocratici previsti per gli Stati non contraenti.

Leggi anche: Apostille ed internazionalizzazione, questi i paesi esenti da legalizzazione e apostille

Apostillare un documento: qual è la differenza con la legalizzazione?

La legalizzazione o, comunque, la semplice apposizione dell’apostille, è necessaria per attestare la validità di un documento presso un Paese differente da quello che lo ha emanato.

Per legalizzazione di un documento s’intende la convalida dello stesso, da parte degli organi disposti, affinché siano rispettati i requisiti previsti dalla legge del Paese d’arrivo.

Sia per quanto riguarda la traduzione di un documento da sottoporre a legalizzazione, sia per un lavoro meno copioso, così come richiesto dall’apostille, è il lavoro del traduttore a fare la differenza.

Difatti, dovrà occuparsi dell’aspetto formale della documentazione, oltre a dover utilizzare un linguaggio tecnico, preciso e dal tono impersonale.

Si richiede un minuzioso lavoro che vada dal contenuto, alla forma, nonché un’adeguata preparazione per seguire step by step le procedure richieste.

In breve, la differenza tra apostillare un documento e legalizzarlo è legata esclusivamente ai procedimenti burocratici da seguire: l’apostille nasce col proposito di snellire e velocizzare tali pratiche.

Ciò rende evidente l’importanza di scegliere degli esperti del settore: le abilità linguistiche, in questo caso, non sono sufficienti a svolgere servizi di traduzione pertinenti al contesto.

Noi di Espresso Translations lavoriamo con il supporto di madrelingua esperti e che possiedono le giuste competenze al riguardo, in modo da provvedere non solo alla traduzione di un documento, ma di fornire i giusti consigli per un’eventuale richiesta di legalizzazione.

N.B: spesso, in base allo Stato, si potrà anche andare incontro ad una doppia legalizzazione: procedimento che, come spiegato poc’anzi, terminerà con la validazione nel Paese di destinazione, di cui si fa carico la rappresentanza consolare/diplomatica dello Stato d’origine.

Come si legalizza un documento?

Per autenticare un documento all’estero, è chiaro che bisognerà seguire degli appositi procedimenti, in base a quanto la legge stabilisce.

Infatti, in questo caso, il traduttore dovrà occuparsi di procedere con una traduzione asseverata, definibile anche come traduzione giurata.

Consegnando la documentazione originale insieme a quella tradotta, colui che ha realizzato il lavoro dovrà presentare anche un giuramento personalmente redatto, presentando i propri dati personali, firmandolo e apponendo un timbro. Naturalmente, firma e timbro saranno presenti su ogni pagina tradotta.

Ricordiamo la necessità di apporre marche da bollo: una ogni quattro pagine.

Una volta fatto ciò, il traduttore giurato potrà recarsi in Tribunale (Ufficio Asseverazioni), terminando la procedura con una registrazione dell’atto da parte di un cancelliere giudiziario.

Naturalmente, è possibile riscontrare piccole differenze in base al Tribunale in cui ci si reca, ma in linea generale, la prassi è come descritta.

Quali Paesi richiedono l’apostille?

apostille per asseverazione traduzione

Come abbiamo già spiegato, i Paesi che hanno partecipato alla Convenzione del 1961, hanno stabilito che un documento sarà ritenuto valido ai fini legali se dotato di un’apostille.

Ma quali sono i Paesi che consentono di apostillare un documento?

  • Germania;

  • Spagna;

  • USA;

  • Messico;

  • Grecia;

  • Italia;

  • Regno Unito;

  • Bulgaria;

  • Colombia;

  • Repubblica Ceca.

In realtà, gli Stati aderenti sono più numerosi di quelli elencati. Consigliamo sempre di informarsi riguardo la legislazione di un Paese prima di richiedere un servizio traduzioni, in modo da sapere già in quale direzione muoversi.

Leggi anche: Apostille: dove (e come) si fa una traduzione con pieno valore giuridico

Apostille: per quali documenti è prevista?

Le documentazioni a cui è possibile apporre l’apostille sono state, naturalmente, decretate dalla legge.

In linea di massima, è importante sapere che è valida esclusivamente per atti e documenti pubblici. Nel caso di quelli privati, seguendo delle specifiche procedure, potranno essere trasformati in pubblici e sottoposti all’applicazione di un’apostille.

Ogni caso sarà valutato in base alle caratteristiche specifiche del documento presentato, nonché dalle normative previste dalla legge.

Più specificamente, è possibile apostillare un documento come:

  • Atti giudiziali;

  • Atti notarili;

  • Certificati penali;

  • Pagelle scolastiche o lauree;

  • Certificato di nascita;

  • Certificato di matrimonio;

  • Certificato di morte;

  • Visura camerale.

In base alla natura del documento in possesso, l’apostille sarà richiedibile o in Prefettura UTG (Ufficio Territoriale del Governo) o presso la Procura della Repubblica.

Le documentazioni rilasciate dal Ministero della Giustizia (atti notarili o giudiziari) dovranno essere presentate presso la Procura della Repubblica per apostillarle. Per gli altri atti, invece, il compito è delegato alla Prefettura del proprio comune.

Sappiamo che tali informazioni potrebbero rivelarsi troppo complesse da riuscire a mettere in pratica; ecco perché sconsigliamo di pensarci autonomamente.

Affidandosi ad esperti come noi di Espresso Translations si potrà richiedere online un preventivo gratuito ed ottenere un servizio traduzioni impeccabile in più di 150 lingue.

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