La Convenzione dell’Aja (1961) riguarda l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri ed è nota anche come “Convenzione sull’apostilla o trattato sull’apostilla). Tale accordo specifica che un documento emesso in uno dei Paesi aderenti può essere certificato per scopi legali in tutti gli altri Stati sottoscrittori. La certificazione in questione è detta “apostilla” ed è sufficiente per certificare la validità di un documento abolendo, di fatto, la necessità di una doppia certificazione da parte del Paese originario e di quello ricevente.
Cosa s’intende per traduzioni legalizzate?
Per spiegare cosa si intende per traduzione legalizzata di un documento italiano in una lingua straniera, e viceversa, bisogna partire dal concetto di validità legale dei documenti tradotti. Questa si ottiene quando un’autorità competente appone la propria firma su un documento tradotto attestandone il valore legale.
Il processo di legalizzazione di atti si basa sulla verifica della firma, la quale, però, non certifica in alcun modo autenticità e qualità del contenuto delle documentazioni legalizzate.
Attenzione: in Italia, possono essere legalizzati solo atti e documenti pubblici, così come definito dalla normativa nazionale e internazionale.
Quando si parla di legalizzazione di un documento non si può non parlare di apostille. Legalizzazione e apostille sono due procedure distinte: è necessaria la legalizzazione quando il documento in questione viene presentato all’autorità consolare estera in Italia. L’apostille, al contrario, non richiede questo ulteriore passaggio e il documento assume valore legale a tutti gli effetti negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961. La differenza tra legalizzazione e apostille, dunque, la determina lo Stato estero dove verranno presentati i documenti originali e i documenti tradotti. In altre parole, il fattore discriminante è l’adesione o meno dello Stato di riferimento alla Convenzione dell’Aja: se aderisce alla Convenzione, sarà sufficiente ricorrere all’apostille, al contrario bisognerà far apporre il timbro di legalizzazione.
Prima di spiegare nel dettaglio cosa sia un apostille, ricordiamo che Espresso Translations è la soluzione ideale per guidare un cliente che ha bisogno di traduzione asseverata di documenti, di indicazioni su apostille, legalizzazione, certificazione, ecc.
Cos’è un apostille?
Chiariamo innanzi tutto una questione terminologica: postille, apostille, postilla e apostilla sono tutti sinonimi perché hanno lo stesso significato e possono essere scritti sia con iniziale maiuscola che minuscola.
Il termine, di origine francese, fu coniato durante la Convenzione dell’ Aja del 5 ottobre 1961, cioè un evento internazionale col quale i Paesi aderenti hanno abolito la legalizzazione dei documenti, sostituendola appunto con l’ apostilla.
In termini pratici, si tratta di un timbro rettangolare con caratteristiche standard che certifica la validità del documento originale e delle traduzioni giurate.
Ad ogni modo, gli Stati che stipularono la Convenzione dell’Aia (1961), stabilirono che sui documenti risultasse il termine in francese, ovvero “Apostille”, ed è così che lo si trova scritto sui documenti ufficiali.
L’apostille può trovarsi sui documenti sottoforma di timbro, di adesivo o di pagina aggiunta al documento con timbro di congiunzione.
Dunque, l’apostille riconosce l’identità e la qualifica del pubblico ufficiale che sottoscrive il documento, nonché la veridicità della sua firma e del timbro.
Quando un documento è dotato di timbro di apostille, non è più necessario legalizzare il documento da parte della relativa autorità competente del Paese di provenienza.
Sostituendo quello che da sempre è stato il compito di un’ambasciata riguardo alla legalizzazione ufficiale di un documento originale tradotto (che possa valere in Italia così come in Paesi stranieri), è adesso competente la Procura che ha assunto il ruolo fondamentale riguardo al rilascio di apostille sui documenti.
Riassumendo, l’apostille è una certificazione che snellisce la burocrazia laddove un passaggio di documento è utilizzato con valore giuridico in un Paese diverso rispetto a quello in cui è stato emesso. Tecnicamente è rappresentata da un timbro che viene apposto sul documento, oppure un adesivo o un foglio.
Quali sono i documenti che richiedono l’apostille?
In genere, i documenti che richiedono l’apostille sulla traduzione sono quelli relativi a:
- stato civile (certificati emessi dal comune, documenti di riconoscimento),
- documenti scolastici e accademici (pagelle, diplomi o attestati rilasciati da scuole e università)
- atti notarili (rilasciati dal notaio),
- documenti giudiziari (casellario giudizario, carichi pendenti)
Vediamo in seguito più nel dettaglio dove e come si apostillano questi documenti.
Come si riconosce un’apostilla valida a tutti gli effetti?
Il timbro comprende 10 punti che specificano:
- lo Stato presso cui il documento è stato realizzato;
- la firma di colui che ha firmato il documento originale sul quale è applicato il timbro;
- la posizione occupata del pubblico ufficiale che ha svolto l’incarico;
- la trascrizione del timbro dell’ufficio;
- la città in cui l’ apostilla è stata applicata;
- la data;
- il numero;
- il bollo appartenente all’ufficio che rilasciata l’apostilla stessa;
- la firma.
Una volta soddisfatti tali requisiti, si avrà la certezza che l’apostilla certifichi la conformità del documento tradotto a quello originale, così da esser ritenuto valido e non riscontrare problematiche giuridiche.
Naturalmente, anche l’apostilla deve essere sottoposta a traduzione giurata nella lingua verso la quale il documento è diretto. Per tali motivi, è importante affidarsi ad esperti del settore delle traduzioni giurate, che conoscano le modalità, le tempistiche e le procedure da seguire per fornire una traduzione corretta del documento in questione.
Traduzione e legalizzazione documenti stranieri
Prima di presentare in Italia un documento rilasciato da un Paese estero, è necessario procedere alla sua traduzione e autenticazione Come abbiamo appena visto, quando la traduzione è asseverata, in alcuni casi deve essere legalizzata o apostillata.
Facciamo un passo indietro e spieghiamo perché bisogna procedere alla asseverazione del documento dopo la traduzione. La traduzione giurata di documenti è necessaria perché innanzi tutto un documento deve essere comprensibile nella lingua ufficiale del Paese di destinazione e poi perché con l’asseverazione del documento si conferisce alla traduzione un valore legale e ufficiale nel Paese in cui la si deve utilizzare. L’asseverazione, dunque, prevede il giuramento del traduttore che ha sottoscritto la traduzione dinanzi al pubblico ufficiale. Con questa pratica – che attestaa tutti gli effetti la corrispondenza tra documento originale e la sua traduzione – chi presta giuramento si assume la responsabilità della traduzione. Ma, attenzione, ribadiamo che l’asseverazione non certifica in alcun modo la veridicità e la qualità del contenuto del documento tradotto.
Ed è qui che entra in gioco la traduzione legalizzata, iter di accertamento e validazione del documento tradotto affinché questo abbia piena validità legale nel paese di destinazione. Traduzione legalizzata e traduzione giurata sono due prassi differenti, ma facciamo passo indietro per precisare uno step fondamentale: la legalizzazione di documenti emessi all’estero prevede che il cliente si rechi personalmente presso la Prefettura del proprio Paese, o presso il Consolato. Una volta legalizzato il testo originale, il traduttore potrà iniziare il suo lavoro e, infine, legalizzare la traduzione stessa.
Come appare chiaro, si tratta di procedure delicate e complesse per cui, onde evitare il rischio di errori e ritardi, è importante rivolgersi a un’agenzia specializzata in servizi linguistici come Espresso Translations.
Traduzione e legalizzazione documenti per cittadinanza
Per richiedere la cittadinanza italiana, bisogna rivolgersi al Ministero dell’Interno.
La procedura si svolge unicamente online tramite il sito del Ministero dove vanno inviati alcuni documenti già tradotti e asseverati. La pratica passa poi alla Prefettura territoriale di competenza, che procede con i passaggi successivi.
La traduzione asseverata va allegata ai documenti originali che, per i Paesi extra UE, dovranno essere muniti di apostille o timbro del Consolato italiano a seconda dell’appartenenza o meno alla già citata Convenzione dell’Aia.
Iniziamo elencando i seguenti documenti che devono essere presentati per avviare la procedura di richiesta di cittadinanza italiana.
- Traduzione del certificato di nascita
Il certificato di nascita viene emesso nel Paese di origine e va inviato già tradotto e apostillato, oppure legalizzato e asseverato tramite consolato se Paese in questione fa parte della Convenzione dell’Aia.
- Traduzione di un documento di riconoscimento
Deve essere un documento valido (passaporto, carta d’identità, patente di guida) munito di traduzione giurata e autenticata dal tribunale competente.
- Certificato penale
La cosiddetta “fedina penale” di una persona. Va richiesto alle autorità competenti del Paese di origine e presentato in Italia già tradotto, apostillato e asseverato.
- Stato civile
Il certificato di matrimonio va presentato quando si intende sposare in Italia una persona con cittadinanza italiana e bisogna dimostrare il proprio celibato o il nubilato. Quando la coppia ha contratto matrimonio oltre confine, affinché sia valido in Italia deve presentare traduzione asseverata del certificato di matrimonio.
Quali sono le differenze tra apostille e legalizzazione?
Quando si necessita di un documento che sia riconosciuto valido all’estero, è di principale importanza capire qual è la differenza tra apostille e legalizzazione.
Nel primo caso, trattandosi di un timbro, si va incontro ad una procedura meno laboriosa e che richiede, senza dubbio, tempistiche più brevi.
Nel caso in cui, invece, è necessaria la legalizzazione del documento tradotto, il discorso si complica. Bisogna procedere con una traduzione asseverata con cui al documento tradotto, si allega anche l’originale. Entrambi dovranno essere presentati insieme e, naturalmente, il traduttore dovrà utilizzare un linguaggio specifico per conformare i due testi. Sarà richiesto l’intervento del Consolato: il timbro di tale organo validerà la documentazione a livello legale.
Il traduttore svolge un ruolo fondamentale e di grande responsabilità, poiché dichiara ufficialmente che la traduzione svolta rispetta le modalità previste dalla legge. Per capire di cosa si necessita, è importante conoscere la legislazione dei Paesi a cui il documento è destinato. Naturalmente, con la scelta di traduttori esperti come quelli della nostra agenzia di traduzione, tali dettagli saranno curati automaticamente da loro.
In conclusione, possiamo affermare che l’ apostille ha semplificato il processo di legalizzazione di un documento per tutti i Paesi, come l’ Italia, che hanno deciso di aderire alla Convenzione Aja del 1961.
La traduzione giurata di un documento originale
Nel settore delle traduzioni professionali è sempre più richiesto il servizio di traduzione giurata e legalizzata di documenti, necessario per renderli validi in un Paese straniero.
Come già precisato, tradurre un qualsiasi documento da presentare presso un’autorità italiana (Ministero dell’Interno, Prefettura, Consiglio affari esteri, Autorità Consolare, Comune, Questura, ecc.) richiede l’intervento di un traduttore giurato professionista che svolga, oltre a una traduzione fedele, il giuramento presso un Tribunale italiano.
Alla fine della procedura si avrà un plico composto da: copia conforme all’originale, traduzione e verbale di giuramento. Il plico ha valore solo se composto da queste tre parti. Nel verbale di giuramento, il professionista dichiara di aver svolto un lavoro accurato e professionale, di non aver commesso errori o imprecisioni, e si assume tutta la responsabilità del proprio operato.
Dove si fa l’apostille?
Per quanto riguarda l’ Italia, è bene sapere che ci sono due autorità che hanno il diritto di rilasciare un’apostilla sostitutiva alla legalizzazione di un documento: la Procura della Repubblica presso il Tribunale e la Prefettura.
La scelta consiste semplicemente nella tipologia di documentazione da apostillare. Nel caso del certificato di nascita, ad esempio, è compito della Prefettura del territorio in cui è stato rilasciato, timbrare e validare il tutto. In caso di certificati rilasciati dal Tribunale, invece, bisognerà rivolgersi alla Procura.
Quando si tratta di documenti da dover rendere validi per l’ Italia, le apostille devono essere applicate nel proprio Paese di origine.
Bisogna specificare che l’ apostille, generalmente, per i Paesi che non fanno parte dell’Unione Europea, deve essere applicata sia sul documento ufficiale che sulla traduzione giurata.
Al contrario, i Paesi dell’UE ritengono necessaria l’applicazione di tale timbro sostitutivo del processo di legalizzazione di un documento, esclusivamente sull’originale.
Per evitare problematiche legate soprattutto ad una scarsa conoscenza di queste procedure, il nostro consiglio è quello di lasciarsi consigliare da esperti certificati e con esperienza alle spalle, che si occupino di tradurre documenti ufficiali e le stesse apostille.
La traduzione apostillata di un documento originale
La traduzioni giurata del documento conferisce al testo tradotto lo stesso valore legale posseduto dal documento originale. Non bisogna confonderla con i concetti di traduzione giuridiche (che riguarda la traduzione di materiale a sfondo legale) e traduzioni certificate (convalidate dall’agenzia dopo la traduzione e non aventi valore legale).
Molto simili alle traduzioni giurate, ma diverse, sono le traduzioni apostillate che vengono utilizzate soltanto in alcuni Paesi esteri firmatari della Convenzione dell’Aia.
Il timbro di apostille sulla traduzione di documenti esteri viene applicato in Procura della Repubblica, attraverso il Tribunale, oppure in Prefettura.
Richiedere l’Apostille in Prefettura
In Italia sono sostanzialmente due gli enti preposti per apporre il timbro apostille:
- La Procura della Repubblica
Alla Procura della Repubblica, territorialmente competente, spetta l’apposizione dell’apostille sugli atti emanati dal Ministero della Giustizia, cioè per tutti quei documenti che riguardano lo “status” giudiziario di una persona come ad esempio il casellario giudiziale, il certificato dei carichi pendenti, e per atti notarili, procura notarili, sentenze, ecc., emessi nel territorio di competenza di un Tribunale.
- La Prefettura
I documenti destinati a validazione tramite l’apostille in Prefettura sono:
- Certificati di nascita
- Certificati di laurea
- Visure camerali
- Certificati di matrimonio
- Pagelle
- Certificati emessi dal Ministero della Salute
Quando ci si rivolge alla Prefettura per apporre il timbro di apostille su documenti emessi dai Comuni e sui documenti scolastici, questi devono essere inviati via posta (ordinaria, raccomandata o corriere espresso) avendo cura di:
- indicare il Paese estero di destinazione;
- indicare un recapito telefonico per eventuali comunicazioni;
- allegare una busta affrancata e indirizzata;
- allegare marca da bollo se necessaria.
Nel caso di documenti rilasciati dai Comuni, è fondamentale evitare errori nelle diciture circa i Paesi esteri, altrimenti la Prefettura potrebbe non considerarli validi e non apporre il timbro di apostilla.
Infine, è importante ricordare che:
- Atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia sono soggetti a marca da bollo da 16,00 euro.
- Gli atti rilasciati in marca da bollo verranno legalizzati previa apposizione di un’ulteriore marca da bollo sempre da 16,00 euro.
- Sono esenti da imposta di bollo atti, scritti e documenti relativi al procedimento di adozione.
- Sono esenti da imposta di bollo le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.
- Sono esenti da imposta di bollo gli atti formati in Italia rilasciati in esenzione di bollo.
- Per ulteriori atti esenti da marca da bollo si fa riferimento alla disciplina dell’imposta di bollo D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, Tariffa allegato B.
In sintesi
La legalizzazione consiste nel valutare l’autenticità della firma e la qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti). Questo processo avviene in Procura o in Prefettura. In seguito, il documento legalizzato deve essere portato al Consolato del Paese dove il documento deve essere presentato, che a sua volta legalizza la firma del procuratore o prefetto apposta sul documento.
Per Paesi aderenti alla Convenzione de l’Aja non è necessaria la legalizzazione poiché semplificano tale procedura utilizzando l’apostille. Diversamente dalla legalizzazione, l’apostille prevede solo un timbro speciale e riconoscibile, attestante l’autenticità del documento e la qualità dell’autorità rilasciante e non necessita del passaggio al Consolato.
L’apostille e la traduzione giurata o asseverata sono due procedure diverse ma entrambe finalizzate ad attribuire a un documento tradotto la stessa valenza legale dell’originale. La traduzione deve essere eseguita da un traduttore professionista che compilerà e sottoscriverà un verbale di giuramento davanti a un funzionario pubblico il quale la certificherà e la timbrerà per poi registrarla presso l’ufficio asseverazioni del tribunale.
