La legalizzazione di atti e documenti rilasciati da autorità
La legalizzazione di documenti si rende necessaria ogni qualvolta un cittadino straniero voglia far valere in Italia atti e documenti formati in un Paese estero. Un cittadino straniero, infatti, solo in alcuni casi può autocertificare la validità di un documento straniero e solo a condizione che sia già noto e acquisito presso la competente autorità italiana. Tutto ciò che non è autocertificabile va validato tramite una procedura di legalizzazione presso il Tribunale.
La legalizzazione di un documento originale ha la funzione di attribuire validità secondo la legge italiana, allo scopo di verificare che l’atto sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese straniero in cui è stato formato, e che sia stato rilasciato da parte di autorità competenti. La procedura di legalizzazione di documenti serve, quindi, a provare l’esistenza del documento proveniente da Paesi esteri per ottenere validità per l’ordinamento italiano. Legalizzare un documento presso la Procura della Repubblica, però, non consiste nel controllo del contenuto dell’atto e della sua legittimità ma semplicemente nell’apposizione di un timbro (sull’originale dell’atto da legalizzare) che attesta ufficialmente:
- la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto;
- l’autenticità della sua firma.
Il pubblico ufficiale legalizzante deve, infatti, indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e apporre la propria firma per esteso e il timbro dell’ufficio. Per legalizzare un documento redatto in lingua straniera bisogna necessariamente prima effettuare la sua traduzione in lingua italiana, certificata come conforme al testo straniero, ad opera di un traduttore ufficiale accreditato dall’autorità diplomatica o consolare italiana del Paese d’origine.
Tutti i documenti relativi allo stato civile, all’anagrafe e agli atti pubblici redatti in un Paese che devono essere riconosciuti come validi in un altro Paese necessitano della legalizzazione. Viene considerato documento straniero anche il documento redatto e compilato in italiano all’estero da Autorità straniere.
I casi di esenzione dalla legalizzazione
Esistono alcune leggi o accordi internazionali che prevedono, in alcuni casi specifici e per i Paesi aderenti alla Convenzione, l’abolizione della traduzione e della legalizzazione del documento straniero. L’accordo internazionale più significativo è, ad oggi, la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, relativa all’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri. Per i Paesi che hanno aderito a questa Convenzione del 5 ottobre 1961 relativa alla soppressione della legalizzazione, infatti, non è necessario recarsi presso il Tribunale a far validare gli atti negli Stati membri.
La Convenzione di Londra del 7 giugno 1968, invece, prevede l’abolizione della legalizzazione di atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei seguenti Paesi: Austria, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia. Dunque, anche per il cittadino italiano che intende lavorare o vivere in uno di questi Paesi citati, non sarà necessario rivolgersi ad un traduttore accreditato dal Consolato italiano per validare un qualsiasi documento italiano.
L’apostille
Gli Stati che aderiscono alla Convenzione de l’Aja sostituiscono la legalizzazione degli atti con la semplice apposizione di un timbro: l’apostille. Quest’ultima consiste, nello specifico, in un’annotazione da apporre sull’originale del documento straniero, da parte dell’Autorità estera indicata come competente dalla legge di ratifica della Convenzione.
Questo significa che se un cittadino straniero di un Paese che ha aderito alla Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri (Aja del 1961) deve validare in Italia un certificato (es. atti dello stato civile), basterà recarsi presso l’Autorità competente nel proprio Stato e richiedere l’Apostille. Una volta che il documento sarà apostillato, verrà automaticamente riconosciuto in Italia in quanto tra i Paesi che hanno ratificato la Convenzione stessa e, dunque, in base alla legge italiana, quel documento diventerà a tutti gli effetti valido.
Da quanto detto si evince che l’apostille, esattamente come la legalizzazione, consiste dell’attestare la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che rilascia il documento, nonché l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto stesso. Tra i documenti e gli atti pubblici stranieri che è possibile apostillare troviamo, ad esempio: i documenti amministrativi, gli atti notarili e le dichiarazioni ufficiali indicanti la registrazione, il visto di data certa e l’autenticazione di firma apposti su atti privati.
L’apostille permette quindi di evitare la legalizzazione di documenti di vario genere predisposti all’estero, da Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione de l’Aja, mentre i documenti eventualmente rilasciati in Italia dall’Autorità consolare dei medesimi Paesi, sono soggetti alla procedura di legalizzazione presso la Prefettura competente.
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Espresso Translations per la traduzione e legalizzazione documenti stranieri
Per poter essere fatti valere in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero. Tali atti e documenti, eccetto quelli redatti su modelli plurilingue previsti da Convenzioni internazionali, devono inoltre essere tradotti in italiano.
Le traduzioni devono recare il timbro per traduzione conforme. Nei Paesi dove esiste la figura giuridica del traduttore ufficiale la conformità può essere attestata dal traduttore stesso, la cui firma viene poi legalizzata dall’ufficio consolare. Nei Paesi, tra cui l’Italia, nei quali non è prevista questa figura ufficiale, occorrerà invece rivolgersi all’ufficio consolare.
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