Perchè scrivere una lettera commerciale inglese
Avviare una comunicazione in modo efficiente, anche in forma scritta, è di fondamentale importanza nel mondo degli affari. Molto spesso, quando non si è ferrati nel vocabolario e nella grammatica inglese e ci si improvvisa in una conversazione o comunicazione scritta, si commettono gli errori tipici dei non madrelingua, rischiando di fare brutte figure o di dare all’ azienda un’impressione poco seria di sè.
Sono numerose e disparate le situazioni in cui si rende necessario scrivere una lettera formale in inglese: una cover letter (lettera di presentazione) per candidarsi ad un lavoro, information letter o e-mail per richiedere un prodotto o un servizio ad un’ azienda straniera e molto altro ancora. Qualunque scopo abbia lo scritto, la struttura di base di un testo formale in inglese è più o meno la stessa, cambiano solamente alcuni dettagli nella forma.
Tuttavia, conoscere una lingua non è sufficiente a comunicare nel modo più adeguato. Infatti, è necessario tenere conto anche dei riferimenti culturali del Paese al quale si scrive. Poichè a culture differenti corrispondono consuetudini imprenditoriali diverse, è importante approcciarsi tenendo sempre ben presente le condizioni politiche, sociali ed economiche del Paese dell’azienda. La stesura di lettere formali o di lettere commerciali in inglese non può prescindere da queste conoscenze perchè le misure da adottare con una compagnia statunitense sono diverse da quelle consigliabili con un’impresa inglese, australiana, e così via.
In questa guida analizzeremo lo scheletro di una lettera formale generica in inglese, soffermandoci su alcuni esempi specifici. Nella nostra guida all’inglese commerciale ci soffermeremo sulla struttura del testo, sui modi di dire e sulle espressioni semplici più comunemente usate nel mondo degli affari. In questo modo chiariremo alcuni passaggi fondamentali, da non trascurare quando si scrive un testo formale in lingua inglese, che richiedono necessariamente il lavoro di traduttori madrelingua, esperti del settore specifico.
Gli elementi di una lettera commerciale
Le lettere commerciali in inglese possono riguardare ambiti molto diversi e avere finalità altrettanto varie. Si può trattare di lettere di apprezzamento o di ringraziamento, di lettere di presentazione commerciale, e-mail per confermare appuntamenti, lettere di invito, lettere di credito, lettere di introduzione contatti, comunicazione di referenze, lettere di licenziamento, lettere di scuse per disservizi ai clienti, lettere di benvenuto aziendale, modelli di fattura e molto altro ancora.
Generalmente una lettera commerciale inizia con una formula di saluto (Dear…) seguita dall’oggetto che può essere una frase che fa riferimento ad un precedente scambio di corrispondenza oppure, ancora, all’invio di informazioni, di campioni, cataloghi, ecc.
- Reference Phrase: in una lettera commerciale in inglese sono sempre espressioni come “We have received…”, “In answer to your letter of Mai 18th…”, “In reply to…”, “We thank you for…” ad aprire la corrispondenza.
- Opening Phrase: a questo segue la famosa frase di apertura dalla quale appare subito evidente il carattere delle lettere. Per esempio, una lettera commerciale in inglese contenente una richiesta di informazioni comincia con una delle seguenti frasi: “Please let us know…” oppure “We should appreciate if…”. Un messaggio di risposta o di offerta di prodotti o servizi comincia, invece, di solito con un’espressione del tipo “We are pleased to inform…”, “We are glad to send you a catalogue of…”. Se si tratta, invece, di una risposta negativa, il messaggio inizierà con espressioni quali “We are sorry to” oppure “We regret having to…”.
- Closing Phrase: il corpo centrale e finale del messaggio contengono, di solito, un’espressione di ringraziamento per information, favori o servizi ottenuti, un augurio futuro delle relazioni d’affari e la formula di saluto vera e propria. Le più comuni espressioni di ringraziamento e di attesa sono: “Thanking you in advance…”, “I thank you very much for…” oppure “Awaiting your reply”. In questa parte del testo, solitamente, si commettono i classici errori derivanti da traduzioni letterali di frasi di chiusura tipicamente italiane. E’ bene, dunque, affidarsi sempre a traduttori madrelingua per assicurarsi l’utilizzo di espressioni idiomatiche. Per congedarsi in un lettera commerciale in inglese si utilizzano espressioni come “Yours faithfully…” che corrisponde al nostro augurio “Con i nostri migliori saluti”.
- Firma: solitamente in inglese, le lettere commerciali si concludono scrivendo prima il nome della ditta e la firma del mittente, seguiti dalla qualifica della persona che firma, come in questo esempio: “Woodcenter” (società) + John Clarck (firma) + Project Manager (qualifica).
Lettera commerciale in inglese: tutti gli accorgimenti per scrivere una lettera al meglio
Dopo questa panoramica generale, approfondiamo adesso tutti gli elementi che riguardano la scrittura di una lettera commerciale in inglese, dando nel dettaglio tutti i consigli pratici da adottare nella stesura di una lettera formale perfetta.
L’intestazione
Nella parte in alto a destra della lettera si trova l’intestazione, composta dalla data e dall’indirizzo del mittente, con tutte le informazioni riferite al luogo: il numero civico, la via o la piazza, il nome della città e il CAP. Il nome e il cognome del mittente, invece, vengono indicati in un secondo momento all’interno della lettera stessa.
Per inserire la data nell’intestazione, dopo aver lasciato un rigo vuoto, si possono utilizzare due diverse forme:
- lo stile britannico scrive la data nell’ordine: giorno, mese e anno. Esempio, 29th Mai 2021.
- lo stile americano inverte gli elementi della data in questo ordine: mese, giorno e anno. Esempio, Mai 29th, 2021
Dopo la data si lascia nuovamente un rigo vuoto e si comincia a scrivere il messaggio sul lato sinistro della pagina.
Le formule di apertura
Un elemento molto importante della lettera commerciale in inglese è costituito dalla formula di apertura, alla quale va prestata particolare attenzione per evitare gli errori più comuni della traduzione. Le formule di apertura possono essere molto diverse tra loro e variare soprattutto in base al livello di formalità richiesto.
-To Whom it may concern: la formula “to whom it may” viene utilizzata quando non si conoscono affatto le persone o le aziende alle quali ci si rivolge.
-Dear Sir or Madam: sia la formula singolare che quella plurale, si utilizza quando ci si rivolge a persone che non si conoscono direttamente. Inoltre, si utilizzano queste espressioni quando si conosce già il sesso della persona, ma non il suo nome, usare il Dear Sir o il Dear Madam in questi casi, salva da qualsiasi imbarazzo.
-Hello Kate: questa formula, decisamente più informale, si applica nelle situazioni in cui si conosca già la persona a cui ci si rivolge.
L’oggetto della lettera
In italiano i periodi vengono espressi in maniera più complessa, ma questo è da evitare se si vuole scrivere una lettera in inglese di qualità. Per scrivere l’oggetto della lettera ci si può aiutare con alcune frasi standard in inglese, da scegliere a seconda che si tratti di un inizio corrispondenza o di una risposta ad uno scambio comunicativo già avviato.
Nel primo caso si possono utilizzare espressioni tipo: “I am writing to…” (Sto scrivendo per…) “I am writing regarding/with reference to…” (Sto scrivendo riguardo…), “I am writing to/ I would like to… inform you that (informarla)...confirm (confermare)…enquire about (chiedere informazioni su)…complain about (lamentarmi di). Nel caso di risposte ad una conversazione già avviata, si possono utilizzare semplici forme come:“I am writing in response with reference to your enquiry” (Per rispondere alla sua lettera/domanda) “As requested, I’m sending you…” (Come richiesto, le invio…)
Una volta terminata la parte iniziale in cui si saluta in maniera formale l’interlocutore e soprattutto si presenta in poche righe il motivo per il quale la lettera viene scritta, si passa al corpo della lettera stessa. Questa deve approfondire quanto anticipato nell’oggetto e consentire all’interlocutore di comprendere bene la richiesta. Indipendentemente dal motivo per il quale si scrive la lettera, è importante che questa parte risulti sempre fluida e coincisa, priva di errori, ripetizioni e concetti espressi in modo troppo complesso.
L’obiettivo è quello di catturare l’attenzione del lettore e, dunque, bisogna sempre evitare di scrivere una lettera troppo lunga e con troppe richieste, informazioni o osservazioni che potrebbero far perdere il filo del discorso. Dunque, al fine di rendere la comunicazione efficace e produttiva, è necessario ottimizzare i tempi, scegliere una costruzione semplice e soprattutto usare espressioni coincise e sintetiche. A tal proposito, suddividere lo scritto in paragrafi può essere d’aiuto sia per essere sicuri di non aver tralasciato nulla e sia per facilitare la lettura al destinatario.
Alcune espressioni comuni che si usa scrivere più comunemente, a seconda dei contesti, sono: “I would be grateful if you could..” (Le sarei molto grato se potesse…), “We are pleased/happy/delighted to announce that…” (Siamo lieti di annunciare che…), “I am afraid it would not be possible to…” (Temo che non sia possibile…).
Le formule di chiusura
Concludere la lettera formale in inglese in modo diretto ed efficace, è importante per essere chiari ed incisivi per il lettore.
In base al contenuto della lettera si può chiudere con: “If you have any questions or concerns/if you need any further information, do not hesitate to let me know” (se ha ulteriori domande o dubbi, se necessita di maggior assistenza…),“I would appreciate your reply at your earliest convenience” (Apprezzerei la tua risposta il prima possibile.), “Thank you for your patience and cooperation/for your consideration” (Grazie per la sua pazienza e collaborazion/per la sua considerazione).
Per congedarsi, invece, è possibile scegliere tra una di queste formule standard, che corrispondono al classico saluto in italiano “Cordiali saluti”:“Yours sincerely”, “Kind regards”, “Respectfully”.
Infine, una volta conclusa la stesura della lettera, bisogna rileggerla attentamente per valutare la correttezza di contenuto e forma che per scongiurare qualunque tipo di errore.
Ultimi consigli utili
In questo paragrafo riassumiamo tutti i consigli utili da tenere a mente durante la stesura di una lettera formale in inglese o di una un’email:
- L’oggetto delle lettere deve contenere un messaggio dal contenuto ben preciso, in modo da dare al destinatario un’idea chiara della finalità, che può essere una richiesta d’informazioni, un reclamo, un contratto, una candidatura di lavoro ecc.
- Bisogna evitare le contrazioni e le abbreviazioni, che non rappresentano il massimo della formalità.
- E’ preferibile scrivere un messaggio diretto e incisivo, senza dilungarsi troppo nell’introduzione. Con una breve frase che spiega chi sei, cosa fai e perché stai scrivendo si arriva al punto in maniera efficace.
- Anche le frasi e i paragrafi devono essere brevi e scritti in maniera semplice. Solitamente, quando una lettera commerciale è più lunga di tre paragrafi, qualcosa può essere sicuramente tagliato.
- Cominciare il messaggio con un sincero “thank you for taking the time to read this letter” è un modo positivo e cordiale per approcciare. Sono da evitare le scuse per il tempo rubato o i messaggi negativi in generale.
- Nelle formule d’inizio lettera e di saluto si può evitare la punteggiatura ma bisogna fare una scelta coerente in entrambe le formule.
- L’interruzione di paragrafo è indicata da una riga vuota.
- Nella corrispondenza inglese la prima parola che segue la formula d’inizio lettera va scritta sempre maiuscola (“Dear Sir.“)
- Si preferisce utilizzare la terza persona e la forma passiva (“Someone is processing your order” al posto di “Your order is being processed”).
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Il lavoro delle agenzie di traduzioni professionali
Scrivere una lettera ai fini imprenditoriali, che risulti incisiva ed efficace, richiede innanzitutto un’ottima capacità di sintesi, delle buone abilità logiche e una conoscenza terminologica del settore commerciale specifica e adeguata. Naturalmente, è anche importante esprimere il tutto sempre facendo riferimento alle sfumature culturali del Paese con cui avviene il dialogo. Stilare una semplice ma chiara lettera di presentazione formale in inglese è molto più proficuo per la nascita di un rapporto di lavoro, rispetto a scrivere e tradurre in maniera approssimativa.
Dunque, nell’ambito delle traduzioni commerciali, sia che dobbiate far tradurre del materiale pubblicitario, brochure, fatture, lettere commerciali o di presentazione, è bene effettuare una di due scelte altrettanto valide: assumere uno o più traduttori in forma diretta o rivolgersi ad un’agenzia di traduzioni. Fare la seconda scelta presenta molteplici vantaggi: possibilità di effettuare traduzioni multilingua, di affidare a traduttori diversi incarichi relativi a differenti settori specifici, costi contenuti e tempi di consegna rapidi. Chi effettua traduzioni di lettere commerciali, legate a tempi molto ristretti, deve garantire il massimo della puntualità, come sinonimo di serietà e credibilità. Il rigore che si applica alla corrispondenza commerciale scritta viene richiesto anche nei canali digitali. Infatti, anche nella scrittura di una e-mail formale bisogna tener conto della forma e dello stile con cui viene espresso il messaggio.
Trovare la giusta agenzia di traduzioni specializzata in lettere commerciali, in grado di garantire il raggiungimento di elevati standard qualitativi in termini di coerenza terminologica, rispetto della riservatezza e delle tempistiche di consegna delle traduzioni commerciali richieste, non è affatto semplie. Il mercato attuale è pieno di agenzie di traduzioni più o meno professionali, e per essere sicuri di scegliere quella giusta bisogna puntare su chi utilizza la più corretta e aggressiva comunicazione nella lingua del mercato dove ci si vuole posizionare con la propria campagna di marketing.
Per tradurre brochure, annunci stampa, presentazioni multimediali, siti internet, campagne pubblicitarie, lettere commerciali ecc. sono necessarie non solo conoscenze linguistiche ma anche comprovate esperienze pluriennali dei traduttori nel settore delle traduzioni commerciali.
Conclusioni
L’inglese è oggi considerata, a livello mondiale, una lingua franca più o meno parlata da tutti. Il linguaggio e la forma delle nostre lettere commerciali in inglese, ma anche il buon senso, la sintesi e una forma impeccabile, sono alla base delle nostre traduzioni. Altrettanto necessario è l’utilizzo mirato della terminologia specifica di settore.
Tradurre in inglese delle lettere commerciali è un compito di grande responsabilità, che non richiede solamente la conoscenza linguistica ma anche la capacità di adottare la tecnica chiamata inverted pyramid, ovvero della piramide inversa. Si tratta di una modalità che tende a posizionare gli obiettivi che si vogliono raggiungere all’inizio del messaggio nella forma più sintentica possibile, per poi illustrare ciascun punto più nel dettaglio.
Naturalmente questa procedura è soltanto uno dei diversi approcci che si possono adottare, che vanno sempre scelti in base alle caratteristiche tecniche del proprio business e ai tratti identificativi della propria clientela. Per questo, consigliamo di rivolgersi sempre ad agenzie di traduzioni professionali e certificate, che siano in grado di restituire un lavoro accurato ed affidabile.
La nostra agenzia, Espresso Translations, si occupa da anni di traduzioni commerciali, in numerosissime combinazioni linguistiche. Inoltre, vantando un grande team di traduttori internazionali, specializzati nei più disparati settori della traduzione, offriamo un’ampia varietà di servizi e assicuriamo numerose combinazioni linguistiche.
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