Traduzione Lettera Commerciale Inglese – Guida Definitiva

    Danilo Coviello

    Perchรจ scrivere una lettera commerciale inglese

    Avviare una comunicazione in modo efficiente, anche in forma scritta, รจ di fondamentale importanza nel mondo degli affari. Molto spesso, quando non si รจ ferrati nel vocabolario e nella grammatica inglese e ci si improvvisa in una conversazione o comunicazione scritta, si commettono gli errori tipici dei non madrelingua, rischiando di fare brutte figure o di dare allโ€™ azienda unโ€™impressione poco seria di sรจ.

    Sono numerose e disparate le situazioni in cui si rende necessario scrivere una lettera formale in inglese: una cover letter (lettera di presentazione) per candidarsi ad un lavoro, information letter o e-mail per richiedere un prodotto o un servizio ad unโ€™ azienda straniera e molto altro ancora. Qualunque scopo abbia lo scritto, la struttura di base di un testo formale in inglese รจ piรน o meno la stessa, cambiano solamente alcuni dettagli nella forma.

    Tuttavia, conoscere una lingua non รจ sufficiente a comunicare nel modo piรน adeguato. Infatti, รจ necessario tenere conto anche dei riferimenti culturali del Paese al quale si scrive. Poichรจ a culture differenti corrispondono consuetudini imprenditoriali diverse, รจ importante approcciarsi tenendo sempre ben presente le condizioni politiche, sociali ed economiche del Paese dellโ€™azienda. La stesura di lettere formali o di lettere commerciali in inglese non puรฒ prescindere da queste conoscenze perchรจ le misure da adottare con una compagnia statunitense sono diverse da quelle consigliabili con unโ€™impresa inglese, australiana, e cosรฌ via.

    In questa guida analizzeremo lo scheletro di una lettera formale generica in inglese, soffermandoci su alcuni esempi specifici. Nella nostra guida allโ€™inglese commerciale ci soffermeremo sulla struttura del testo, sui modi di dire e sulle espressioni semplici piรน comunemente usate nel mondo degli affari. In questo modo chiariremo alcuni passaggi fondamentali, da non trascurare quando si scrive un testo formale in lingua inglese, che richiedono necessariamente il lavoro di traduttori madrelingua, esperti del settore specifico.

    Gli elementi di una lettera commerciale

    Le lettere commerciali in inglese possono riguardare ambiti molto diversi e avere finalitร  altrettanto varie. Si puรฒ trattare di lettere di apprezzamento o di ringraziamento, di lettere di presentazione commerciale, e-mail per confermare appuntamenti, lettere di invito, lettere di credito, lettere di introduzione contatti, comunicazione di referenze, lettere di licenziamento, lettere di scuse per disservizi ai clienti, lettere di benvenuto aziendale, modelli di fattura e molto altro ancora.

    Generalmente una lettera commerciale inizia con una formula di saluto (Dearโ€ฆ) seguita dallโ€™oggetto che puรฒ essere una frase che fa riferimento ad un precedente scambio di corrispondenza oppure, ancora, allโ€™invio di informazioni, di campioni, cataloghi, ecc.

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    • Reference Phrase: in una lettera commerciale in inglese sono sempre espressioni come โ€œWe have receivedโ€ฆโ€, โ€œIn answer to your letter of Mai 18thโ€ฆโ€, โ€œIn reply toโ€ฆโ€, โ€œWe thank you forโ€ฆโ€ ad aprire la corrispondenza.
    • Opening Phrase:ย a questo segue la famosa frase di apertura dalla quale appare subito evidente il carattere delle lettere. Per esempio, una lettera commerciale in inglese contenente una richiesta di informazioni comincia con una delle seguenti frasi: โ€œPlease let us knowโ€ฆโ€ oppure โ€œWe should appreciate ifโ€ฆโ€. Un messaggio di risposta o di offerta di prodotti o servizi comincia, invece, di solito con unโ€™espressione del tipo โ€œWe are pleased to informโ€ฆโ€, โ€œWe are glad to send you a catalogue ofโ€ฆโ€. Se si tratta, invece, di una risposta negativa, il messaggio inizierร  con espressioni quali โ€œWe are sorry toโ€ oppure โ€œWe regret having toโ€ฆโ€.
    • Closing Phrase: il corpo centrale e finale del messaggio contengono, di solito, unโ€™espressione di ringraziamento per information, favori o servizi ottenuti, un augurio futuro delle relazioni dโ€™affari e la formula di saluto vera e propria. Le piรน comuni espressioni di ringraziamento e di attesa sono: โ€œThanking you in advanceโ€ฆโ€, โ€œI thank you very much forโ€ฆโ€ oppure โ€œAwaiting your replyโ€. In questa parte del testo, solitamente, si commettono i classici errori derivanti da traduzioni letteraliย di frasi di chiusura tipicamente italiane. Eโ€™ bene, dunque, affidarsi sempre a traduttori madrelingua per assicurarsi lโ€™utilizzo di espressioni idiomatiche. Per congedarsi in un lettera commerciale in inglese si utilizzano espressioni come โ€œYours faithfullyโ€ฆโ€ย  che corrisponde al nostro augurio โ€œCon i nostri migliori salutiโ€.
    • Firma: solitamente in inglese, le lettere commerciali si concludono scrivendo prima il nome della ditta e la firma del mittente, seguiti dalla qualifica della persona che firma, come in questo esempio:ย  โ€œWoodcenterโ€ (societร ) + John Clarck (firma) + Project Manager (qualifica).

    Lettera commerciale in inglese: tutti gli accorgimenti per scrivere una lettera al meglio

    Dopo questa panoramica generale, approfondiamo adesso tutti gli elementi che riguardano la scrittura di una lettera commerciale in inglese, dando nel dettaglio tutti i consigli pratici da adottare nella stesura di una lettera formale perfetta.

    Lโ€™intestazione

    Nella parte in alto a destra della lettera si trova lโ€™intestazione, composta dalla data e dallโ€™indirizzo del mittente, con tutte le informazioni riferite al luogo: il numero civico, la via o la piazza, il nome della cittร  e il CAP. Il nome e il cognome del mittente, invece, vengono indicati in un secondo momento allโ€™interno della lettera stessa.

    Per inserire la data nellโ€™intestazione, dopo aver lasciato un rigo vuoto, si possono utilizzare due diverse forme:

    • ย lo stile britannico scrive la data nellโ€™ordine: giorno, mese e anno. Esempio,ย  29th Mai 2021.
    • ย lo stile americano inverte gli elementi della data in questo ordine: mese, giorno e anno. Esempio, Mai 29th, 2021

    Dopo la data si lascia nuovamente un rigo vuoto e si comincia a scrivere il messaggio sul lato sinistro della pagina.

    Le formule di apertura

    Un elemento molto importante della lettera commerciale in inglese รจ costituito dalla formula di apertura, alla quale va prestata particolare attenzione per evitare gli errori piรน comuni della traduzione. Le formule di apertura possono essere molto diverse tra loro e variare soprattutto in base al livello di formalitร  richiesto.

    -To Whom it may concern: la formula โ€œto whom it mayโ€ viene utilizzata quando non si conoscono affatto le persone o le aziende alle quali ci si rivolge.
    -Dear Sir or Madam: sia la formula singolare che quella plurale, si utilizza quando ci si rivolge a persone che non si conoscono direttamente. Inoltre, si utilizzano queste espressioni quando si conosce giร  il sesso della persona, ma non il suo nome, usare ย il Dear Sir o il Dear Madam in questi casi, salva da qualsiasi imbarazzo.
    -Hello Kate: questa formula, decisamente piรน informale, si applica nelle situazioni in cui si conosca giร  la persona a cui ci si rivolge.

    Lโ€™oggetto della lettera

    In italiano i periodi vengono espressi in maniera piรน complessa, ma questo รจ da evitare se si vuole scrivere una lettera in inglese di qualitร . Per scrivere lโ€™oggetto della lettera ci si puรฒ aiutare con alcune frasi standard in inglese, da scegliere a seconda che si tratti di un inizio corrispondenza o di una risposta ad uno scambio comunicativo giร  avviato.

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    Nel primo caso si possono utilizzare espressioni tipo: โ€œI am writing toโ€ฆโ€ (Sto scrivendo perโ€ฆ) โ€œI am writing regarding/with reference toโ€ฆโ€ (Sto scrivendo riguardoโ€ฆ), โ€œI am writing to/ I would like toโ€ฆ inform you that (informarla)...confirm (confermare)โ€ฆenquire about (chiedere informazioni su)โ€ฆcomplain about (lamentarmi di). Nel caso di risposte ad una conversazione giร  avviata, si possono utilizzare semplici forme come:โ€œI am writing in response with reference to your enquiryโ€ (Per rispondere alla sua lettera/domanda) โ€œAs requested, Iโ€™m sending youโ€ฆโ€ (Come richiesto, le invioโ€ฆ)

    Una volta terminata la parte iniziale in cui si saluta in maniera formale lโ€™interlocutore e soprattutto si presenta in poche righe il motivo per il quale la lettera viene scritta, si passa al corpo della lettera stessa. Questa deve approfondire quanto anticipato nellโ€™oggetto e consentire allโ€™interlocutore di comprendere bene la richiesta. Indipendentemente dal motivo per il quale si scrive la lettera, รจ importante che questa parte risulti sempreย  fluida e coincisa, priva di errori, ripetizioni e concetti espressi in modo troppo complesso.

    Lโ€™obiettivo รจ quello di catturare lโ€™attenzione del lettore e, dunque, bisogna sempre evitare di scrivere una lettera troppo lunga e con troppe richieste, informazioni o osservazioni che potrebbero far perdere il filo del discorso. Dunque, al fine di rendere la comunicazione efficace e produttiva, รจ necessario ottimizzare i tempi, scegliere una costruzione semplice e soprattutto usare espressioni coincise e sintetiche. A tal proposito, suddividere lo scritto in paragrafi puรฒ essere dโ€™aiuto sia per essere sicuri di non aver tralasciato nulla e sia per facilitare la lettura al destinatario.

    Alcune espressioni comuniย  che si usa scrivere piรน comunemente, a seconda dei contesti, sono: โ€œI would be grateful if you could..โ€ (Le sarei molto grato se potesseโ€ฆ), โ€œWe are pleased/happy/delighted to announce thatโ€ฆโ€ (Siamo lieti di annunciare cheโ€ฆ), โ€œI am afraid it would not be possible toโ€ฆโ€ (Temo che non sia possibileโ€ฆ).

    Le formule di chiusura

    Concludere la lettera formale in inglese in modo diretto ed efficace, รจ importante per essere chiari ed incisivi per il lettore.

    In base al contenuto della lettera si puรฒ chiudere con: โ€œIf you have any questions or concerns/if you need any further information, do not hesitate to let me knowโ€ย  (se ha ulteriori domande o dubbi, se necessita di maggior assistenzaโ€ฆ),โ€œI would appreciate your reply at your earliest convenienceโ€ (Apprezzerei la tua risposta il prima possibile.), โ€œThank you for your patience and cooperation/for your considerationโ€ (Grazie per la sua pazienza e collaborazion/per la sua considerazione).

    Per congedarsi, invece, รจ possibile scegliere tra una di queste formule standard, che corrispondono al classico saluto in italiano โ€œCordiali salutiโ€:โ€œYours sincerelyโ€, โ€œKind regardsโ€, โ€œRespectfullyโ€.

    Infine, una volta conclusa la stesura della lettera, bisogna rileggerla attentamente per valutare la correttezza di contenuto e forma che per scongiurare qualunque tipo di errore.

    Ultimi consigli utili

    In questo paragrafo riassumiamo tutti i consigli utili da tenere a mente durante la stesura di una lettera formale in inglese o di una unโ€™email:

    1. Lโ€™oggetto delle lettere deve contenere un messaggio dal contenuto ben preciso, in modo da dare al destinatario unโ€™idea chiara della finalitร , che puรฒ essere una richiesta dโ€™informazioni, un reclamo, un contratto, una candidatura di lavoro ecc.
    2. Bisogna evitare le contrazioni e le abbreviazioni, che non rappresentano il massimo della formalitร .
    3. Eโ€™ preferibile scrivere un messaggio diretto e incisivo, senza dilungarsi troppo nellโ€™introduzione. Con una breve frase che spiega chi sei, cosa fai e perchรฉ stai scrivendo si arriva al punto in maniera efficace.
    4. Anche le frasi e i paragrafi devono essere brevi e scritti in maniera semplice. Solitamente, quando una lettera commerciale รจ piรน lunga di tre paragrafi, qualcosa puรฒ essere sicuramente tagliato.
    5. Cominciare il messaggio con un sincero โ€œthank you for taking the time to read this letterโ€ รจ un modo positivo e cordiale per approcciare. Sono da evitare le scuse per il tempo rubato o i messaggi negativi in generale.
    6. Nelle formule dโ€™inizio lettera e di saluto si puรฒ evitare la punteggiatura ma bisogna fare una scelta coerente in entrambe le formule.
    7. Lโ€™interruzione di paragrafo รจ indicata da una riga vuota.
    8. Nella corrispondenza inglese la prima parola che segue la formula dโ€™inizio lettera va scritta sempre maiuscola (โ€œDear Sir.โ€œ)
    9. Si preferisce utilizzare la terza persona e la forma passiva (โ€œSomeone is processing your orderโ€ al posto di โ€œYour order is being processedโ€).

    Leggi anche:ย Frasi da tradurre in inglese per esercitarsi: ecco perchรฉ questi 3 tipi di frasi sono difficili da tradurre.

    Il lavoro delle agenzie di traduzioni professionali

    Scrivere una lettera ai fini imprenditoriali, che risulti incisiva ed efficace, richiede innanzitutto unโ€™ottima capacitร  di sintesi, delle buone abilitร  logiche e una conoscenza terminologica del settore commerciale specifica e adeguata. Naturalmente, รจ anche importante esprimere il tutto sempre facendo riferimento alle sfumature culturali del Paese con cui avviene il dialogo. Stilare una semplice ma chiara lettera di presentazione formale in inglese รจ molto piรน proficuo per la nascita di un rapporto di lavoro, rispetto a scrivere e tradurre in maniera approssimativa.

    Dunque, nellโ€™ambito delle traduzioni commerciali, sia che dobbiate far tradurre del materiale pubblicitario, brochure, fatture, lettere commerciali o di presentazione, รจ bene effettuare una di due scelte altrettanto valide: assumere uno o piรน traduttori in forma diretta o rivolgersi ad unโ€™agenzia di traduzioni. Fare la seconda scelta presenta molteplici vantaggi: possibilitร  di effettuare traduzioni multilingua, di affidare a traduttori diversi incarichi relativi a differenti settori specifici, costi contenuti e tempi di consegna rapidi. Chi effettua traduzioni di lettere commerciali, legate a tempi molto ristretti, deve garantire il massimo della puntualitร , come sinonimo di serietร  e credibilitร . Il rigore che si applica alla corrispondenza commerciale scritta viene richiesto anche nei canali digitali. Infatti, anche nella scrittura di una e-mail formale bisogna tener conto della forma e dello stile con cui viene espresso il messaggio.

    Trovare la giusta agenzia di traduzioni specializzata in lettere commerciali, in grado di garantire il raggiungimento di elevati standard qualitativi in termini di coerenza terminologica, rispetto della riservatezza e delle tempistiche di consegna delle traduzioni commerciali richieste, non รจ affatto semplie. Il mercato attuale รจ pieno di agenzie di traduzioni piรน o meno professionali, e per essere sicuri di scegliere quella giusta bisogna puntare su chi utilizza la piรน corretta e aggressiva comunicazione nella lingua del mercato dove ci si vuole posizionare con la propria campagna di marketing.

    Per tradurre brochure, annunci stampa, presentazioni multimediali, siti internet, campagne pubblicitarie, lettere commerciali ecc. sono necessarie non solo conoscenze linguistiche ma anche comprovate esperienze pluriennali dei traduttori nel settore delleย traduzioni commerciali.

    Conclusioni

    Lโ€™inglese รจ oggi considerata, a livello mondiale, una lingua franca piรน o meno parlata da tutti. Il linguaggio e la forma delle nostre lettere commerciali in inglese, ma anche il buon senso, la sintesi e una forma impeccabile, sono alla base delle nostre traduzioni. Altrettanto necessario รจ lโ€™utilizzo mirato della terminologia specifica di settore.

    Tradurre in inglese delle lettere commerciali รจ un compito di grande responsabilitร , che non richiede solamente la conoscenza linguistica ma anche la capacitร  di adottare la tecnica chiamata inverted pyramid, ovvero della piramide inversa. Si tratta di una modalitร  che tende a posizionare gli obiettivi che si vogliono raggiungere allโ€™inizio del messaggio nella forma piรน sintentica possibile, per poi illustrare ciascun punto piรน nel dettaglio.

    Naturalmente questa procedura รจ soltanto uno dei diversi approcci che si possono adottare, che vanno sempre scelti in base alle caratteristiche tecniche del proprio business e ai tratti identificativi della propria clientela. Per questo, consigliamo di rivolgersi sempre ad agenzie di traduzioni professionali e certificate, che siano in grado di restituire un lavoro accurato ed affidabile.

    La nostra agenzia, Espresso Translations, si occupa da anni di traduzioni commerciali, in numerosissime combinazioni linguistiche. Inoltre, vantando un grande team di traduttori internazionali,ย  specializzati nei piรน disparati settori della traduzione, offriamo unโ€™ampia varietร  di servizi e assicuriamo numerose combinazioni linguistiche.

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