Perchรจ scrivere una lettera commerciale inglese
Avviare una comunicazione in modo efficiente, anche in forma scritta, รจ di fondamentale importanza nel mondo degli affari. Molto spesso, quando non si รจ ferrati nel vocabolario e nella grammatica inglese e ci si improvvisa in una conversazione o comunicazione scritta, si commettono gli errori tipici dei non madrelingua, rischiando di fare brutte figure o di dare allโ azienda unโimpressione poco seria di sรจ.
Sono numerose e disparate le situazioni in cui si rende necessario scrivere una lettera formale in inglese: una cover letter (lettera di presentazione) per candidarsi ad un lavoro, information letter o e-mail per richiedere un prodotto o un servizio ad unโ azienda straniera e molto altro ancora. Qualunque scopo abbia lo scritto, la struttura di base di un testo formale in inglese รจ piรน o meno la stessa, cambiano solamente alcuni dettagli nella forma.
Tuttavia, conoscere una lingua non รจ sufficiente a comunicare nel modo piรน adeguato. Infatti, รจ necessario tenere conto anche dei riferimenti culturali del Paese al quale si scrive. Poichรจ a culture differenti corrispondono consuetudini imprenditoriali diverse, รจ importante approcciarsi tenendo sempre ben presente le condizioni politiche, sociali ed economiche del Paese dellโazienda. La stesura di lettere formali o di lettere commerciali in inglese non puรฒ prescindere da queste conoscenze perchรจ le misure da adottare con una compagnia statunitense sono diverse da quelle consigliabili con unโimpresa inglese, australiana, e cosรฌ via.
In questa guida analizzeremo lo scheletro di una lettera formale generica in inglese, soffermandoci su alcuni esempi specifici. Nella nostra guida allโinglese commerciale ci soffermeremo sulla struttura del testo, sui modi di dire e sulle espressioni semplici piรน comunemente usate nel mondo degli affari. In questo modo chiariremo alcuni passaggi fondamentali, da non trascurare quando si scrive un testo formale in lingua inglese, che richiedono necessariamente il lavoro di traduttori madrelingua, esperti del settore specifico.
Gli elementi di una lettera commerciale
Le lettere commerciali in inglese possono riguardare ambiti molto diversi e avere finalitร altrettanto varie. Si puรฒ trattare di lettere di apprezzamento o di ringraziamento, di lettere di presentazione commerciale, e-mail per confermare appuntamenti, lettere di invito, lettere di credito, lettere di introduzione contatti, comunicazione di referenze, lettere di licenziamento, lettere di scuse per disservizi ai clienti, lettere di benvenuto aziendale, modelli di fattura e molto altro ancora.
Generalmente una lettera commerciale inizia con una formula di saluto (Dearโฆ) seguita dallโoggetto che puรฒ essere una frase che fa riferimento ad un precedente scambio di corrispondenza oppure, ancora, allโinvio di informazioni, di campioni, cataloghi, ecc.
- Reference Phrase: in una lettera commerciale in inglese sono sempre espressioni come โWe have receivedโฆโ, โIn answer to your letter of Mai 18thโฆโ, โIn reply toโฆโ, โWe thank you forโฆโ ad aprire la corrispondenza.
- Opening Phrase:ย a questo segue la famosa frase di apertura dalla quale appare subito evidente il carattere delle lettere. Per esempio, una lettera commerciale in inglese contenente una richiesta di informazioni comincia con una delle seguenti frasi: โPlease let us knowโฆโ oppure โWe should appreciate ifโฆโ. Un messaggio di risposta o di offerta di prodotti o servizi comincia, invece, di solito con unโespressione del tipo โWe are pleased to informโฆโ, โWe are glad to send you a catalogue ofโฆโ. Se si tratta, invece, di una risposta negativa, il messaggio inizierร con espressioni quali โWe are sorry toโ oppure โWe regret having toโฆโ.
- Closing Phrase: il corpo centrale e finale del messaggio contengono, di solito, unโespressione di ringraziamento per information, favori o servizi ottenuti, un augurio futuro delle relazioni dโaffari e la formula di saluto vera e propria. Le piรน comuni espressioni di ringraziamento e di attesa sono: โThanking you in advanceโฆโ, โI thank you very much forโฆโ oppure โAwaiting your replyโ. In questa parte del testo, solitamente, si commettono i classici errori derivanti da traduzioni letteraliย di frasi di chiusura tipicamente italiane. Eโ bene, dunque, affidarsi sempre a traduttori madrelingua per assicurarsi lโutilizzo di espressioni idiomatiche. Per congedarsi in un lettera commerciale in inglese si utilizzano espressioni come โYours faithfullyโฆโย che corrisponde al nostro augurio โCon i nostri migliori salutiโ.
- Firma: solitamente in inglese, le lettere commerciali si concludono scrivendo prima il nome della ditta e la firma del mittente, seguiti dalla qualifica della persona che firma, come in questo esempio:ย โWoodcenterโ (societร ) + John Clarck (firma) + Project Manager (qualifica).
Lettera commerciale in inglese: tutti gli accorgimenti per scrivere una lettera al meglio
Dopo questa panoramica generale, approfondiamo adesso tutti gli elementi che riguardano la scrittura di una lettera commerciale in inglese, dando nel dettaglio tutti i consigli pratici da adottare nella stesura di una lettera formale perfetta.
Lโintestazione
Nella parte in alto a destra della lettera si trova lโintestazione, composta dalla data e dallโindirizzo del mittente, con tutte le informazioni riferite al luogo: il numero civico, la via o la piazza, il nome della cittร e il CAP. Il nome e il cognome del mittente, invece, vengono indicati in un secondo momento allโinterno della lettera stessa.
Per inserire la data nellโintestazione, dopo aver lasciato un rigo vuoto, si possono utilizzare due diverse forme:
- ย lo stile britannico scrive la data nellโordine: giorno, mese e anno. Esempio,ย 29th Mai 2021.
- ย lo stile americano inverte gli elementi della data in questo ordine: mese, giorno e anno. Esempio, Mai 29th, 2021
Dopo la data si lascia nuovamente un rigo vuoto e si comincia a scrivere il messaggio sul lato sinistro della pagina.
Le formule di apertura
Un elemento molto importante della lettera commerciale in inglese รจ costituito dalla formula di apertura, alla quale va prestata particolare attenzione per evitare gli errori piรน comuni della traduzione. Le formule di apertura possono essere molto diverse tra loro e variare soprattutto in base al livello di formalitร richiesto.
-To Whom it may concern: la formula โto whom it mayโ viene utilizzata quando non si conoscono affatto le persone o le aziende alle quali ci si rivolge.
-Dear Sir or Madam: sia la formula singolare che quella plurale, si utilizza quando ci si rivolge a persone che non si conoscono direttamente. Inoltre, si utilizzano queste espressioni quando si conosce giร il sesso della persona, ma non il suo nome, usare ย il Dear Sir o il Dear Madam in questi casi, salva da qualsiasi imbarazzo.
-Hello Kate: questa formula, decisamente piรน informale, si applica nelle situazioni in cui si conosca giร la persona a cui ci si rivolge.
Lโoggetto della lettera
In italiano i periodi vengono espressi in maniera piรน complessa, ma questo รจ da evitare se si vuole scrivere una lettera in inglese di qualitร . Per scrivere lโoggetto della lettera ci si puรฒ aiutare con alcune frasi standard in inglese, da scegliere a seconda che si tratti di un inizio corrispondenza o di una risposta ad uno scambio comunicativo giร avviato.
Nel primo caso si possono utilizzare espressioni tipo: โI am writing toโฆโ (Sto scrivendo perโฆ) โI am writing regarding/with reference toโฆโ (Sto scrivendo riguardoโฆ), โI am writing to/ I would like toโฆ inform you that (informarla)...confirm (confermare)โฆenquire about (chiedere informazioni su)โฆcomplain about (lamentarmi di). Nel caso di risposte ad una conversazione giร avviata, si possono utilizzare semplici forme come:โI am writing in response with reference to your enquiryโ (Per rispondere alla sua lettera/domanda) โAs requested, Iโm sending youโฆโ (Come richiesto, le invioโฆ)
Una volta terminata la parte iniziale in cui si saluta in maniera formale lโinterlocutore e soprattutto si presenta in poche righe il motivo per il quale la lettera viene scritta, si passa al corpo della lettera stessa. Questa deve approfondire quanto anticipato nellโoggetto e consentire allโinterlocutore di comprendere bene la richiesta. Indipendentemente dal motivo per il quale si scrive la lettera, รจ importante che questa parte risulti sempreย fluida e coincisa, priva di errori, ripetizioni e concetti espressi in modo troppo complesso.
Lโobiettivo รจ quello di catturare lโattenzione del lettore e, dunque, bisogna sempre evitare di scrivere una lettera troppo lunga e con troppe richieste, informazioni o osservazioni che potrebbero far perdere il filo del discorso. Dunque, al fine di rendere la comunicazione efficace e produttiva, รจ necessario ottimizzare i tempi, scegliere una costruzione semplice e soprattutto usare espressioni coincise e sintetiche. A tal proposito, suddividere lo scritto in paragrafi puรฒ essere dโaiuto sia per essere sicuri di non aver tralasciato nulla e sia per facilitare la lettura al destinatario.
Alcune espressioni comuniย che si usa scrivere piรน comunemente, a seconda dei contesti, sono: โI would be grateful if you could..โ (Le sarei molto grato se potesseโฆ), โWe are pleased/happy/delighted to announce thatโฆโ (Siamo lieti di annunciare cheโฆ), โI am afraid it would not be possible toโฆโ (Temo che non sia possibileโฆ).
Le formule di chiusura
Concludere la lettera formale in inglese in modo diretto ed efficace, รจ importante per essere chiari ed incisivi per il lettore.
In base al contenuto della lettera si puรฒ chiudere con: โIf you have any questions or concerns/if you need any further information, do not hesitate to let me knowโย (se ha ulteriori domande o dubbi, se necessita di maggior assistenzaโฆ),โI would appreciate your reply at your earliest convenienceโ (Apprezzerei la tua risposta il prima possibile.), โThank you for your patience and cooperation/for your considerationโ (Grazie per la sua pazienza e collaborazion/per la sua considerazione).
Per congedarsi, invece, รจ possibile scegliere tra una di queste formule standard, che corrispondono al classico saluto in italiano โCordiali salutiโ:โYours sincerelyโ, โKind regardsโ, โRespectfullyโ.
Infine, una volta conclusa la stesura della lettera, bisogna rileggerla attentamente per valutare la correttezza di contenuto e forma che per scongiurare qualunque tipo di errore.
Ultimi consigli utili
In questo paragrafo riassumiamo tutti i consigli utili da tenere a mente durante la stesura di una lettera formale in inglese o di una unโemail:
- Lโoggetto delle lettere deve contenere un messaggio dal contenuto ben preciso, in modo da dare al destinatario unโidea chiara della finalitร , che puรฒ essere una richiesta dโinformazioni, un reclamo, un contratto, una candidatura di lavoro ecc.
- Bisogna evitare le contrazioni e le abbreviazioni, che non rappresentano il massimo della formalitร .
- Eโ preferibile scrivere un messaggio diretto e incisivo, senza dilungarsi troppo nellโintroduzione. Con una breve frase che spiega chi sei, cosa fai e perchรฉ stai scrivendo si arriva al punto in maniera efficace.
- Anche le frasi e i paragrafi devono essere brevi e scritti in maniera semplice. Solitamente, quando una lettera commerciale รจ piรน lunga di tre paragrafi, qualcosa puรฒ essere sicuramente tagliato.
- Cominciare il messaggio con un sincero โthank you for taking the time to read this letterโ รจ un modo positivo e cordiale per approcciare. Sono da evitare le scuse per il tempo rubato o i messaggi negativi in generale.
- Nelle formule dโinizio lettera e di saluto si puรฒ evitare la punteggiatura ma bisogna fare una scelta coerente in entrambe le formule.
- Lโinterruzione di paragrafo รจ indicata da una riga vuota.
- Nella corrispondenza inglese la prima parola che segue la formula dโinizio lettera va scritta sempre maiuscola (โDear Sir.โ)
- Si preferisce utilizzare la terza persona e la forma passiva (โSomeone is processing your orderโ al posto di โYour order is being processedโ).
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Il lavoro delle agenzie di traduzioni professionali
Scrivere una lettera ai fini imprenditoriali, che risulti incisiva ed efficace, richiede innanzitutto unโottima capacitร di sintesi, delle buone abilitร logiche e una conoscenza terminologica del settore commerciale specifica e adeguata. Naturalmente, รจ anche importante esprimere il tutto sempre facendo riferimento alle sfumature culturali del Paese con cui avviene il dialogo. Stilare una semplice ma chiara lettera di presentazione formale in inglese รจ molto piรน proficuo per la nascita di un rapporto di lavoro, rispetto a scrivere e tradurre in maniera approssimativa.
Dunque, nellโambito delle traduzioni commerciali, sia che dobbiate far tradurre del materiale pubblicitario, brochure, fatture, lettere commerciali o di presentazione, รจ bene effettuare una di due scelte altrettanto valide: assumere uno o piรน traduttori in forma diretta o rivolgersi ad unโagenzia di traduzioni. Fare la seconda scelta presenta molteplici vantaggi: possibilitร di effettuare traduzioni multilingua, di affidare a traduttori diversi incarichi relativi a differenti settori specifici, costi contenuti e tempi di consegna rapidi. Chi effettua traduzioni di lettere commerciali, legate a tempi molto ristretti, deve garantire il massimo della puntualitร , come sinonimo di serietร e credibilitร . Il rigore che si applica alla corrispondenza commerciale scritta viene richiesto anche nei canali digitali. Infatti, anche nella scrittura di una e-mail formale bisogna tener conto della forma e dello stile con cui viene espresso il messaggio.
Trovare la giusta agenzia di traduzioni specializzata in lettere commerciali, in grado di garantire il raggiungimento di elevati standard qualitativi in termini di coerenza terminologica, rispetto della riservatezza e delle tempistiche di consegna delle traduzioni commerciali richieste, non รจ affatto semplie. Il mercato attuale รจ pieno di agenzie di traduzioni piรน o meno professionali, e per essere sicuri di scegliere quella giusta bisogna puntare su chi utilizza la piรน corretta e aggressiva comunicazione nella lingua del mercato dove ci si vuole posizionare con la propria campagna di marketing.
Per tradurre brochure, annunci stampa, presentazioni multimediali, siti internet, campagne pubblicitarie, lettere commerciali ecc. sono necessarie non solo conoscenze linguistiche ma anche comprovate esperienze pluriennali dei traduttori nel settore delleย traduzioni commerciali.
Conclusioni
Lโinglese รจ oggi considerata, a livello mondiale, una lingua franca piรน o meno parlata da tutti. Il linguaggio e la forma delle nostre lettere commerciali in inglese, ma anche il buon senso, la sintesi e una forma impeccabile, sono alla base delle nostre traduzioni. Altrettanto necessario รจ lโutilizzo mirato della terminologia specifica di settore.
Tradurre in inglese delle lettere commerciali รจ un compito di grande responsabilitร , che non richiede solamente la conoscenza linguistica ma anche la capacitร di adottare la tecnica chiamata inverted pyramid, ovvero della piramide inversa. Si tratta di una modalitร che tende a posizionare gli obiettivi che si vogliono raggiungere allโinizio del messaggio nella forma piรน sintentica possibile, per poi illustrare ciascun punto piรน nel dettaglio.
Naturalmente questa procedura รจ soltanto uno dei diversi approcci che si possono adottare, che vanno sempre scelti in base alle caratteristiche tecniche del proprio business e ai tratti identificativi della propria clientela. Per questo, consigliamo di rivolgersi sempre ad agenzie di traduzioni professionali e certificate, che siano in grado di restituire un lavoro accurato ed affidabile.
La nostra agenzia, Espresso Translations, si occupa da anni di traduzioni commerciali, in numerosissime combinazioni linguistiche. Inoltre, vantando un grande team di traduttori internazionali,ย specializzati nei piรน disparati settori della traduzione, offriamo unโampia varietร di servizi e assicuriamo numerose combinazioni linguistiche.
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